Analista de Projetos

Ola, pessoal é um prazer pode novamente compartilhar um pouco mais sobre profissões de TI com todos e hoje, como não poderia faltar vamos falar sobre o Analista de Projetos.

A palavra projeto esta associada a vários tipos de negocio e áreas e por isso a sua definição é sempre ampla, porem, encontramos no site Wikipedia.org uma tradução bem sucinta e direcionada ao que este post quer falar que é projetos na área de TI. Segundo o Wikipédia projetos é: um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

A tradução caiu muito para a associação de projetos a um analista ou gerente de projetos porque, segundo o manual mais consumido hoje pelas instituições de ensino que falam sobre projetos de TI, o PMBOK - Project Management Body of Knowledge, um projeto segue um fluxo que se inicia e finaliza, ou seja, nenhum projeto é ou deve ser eterno.

A base deste post será feita encima das boas praticas reunidas no guia PMBOK então vamos conhecer mais sobre esse guia e sobre as praticas nele detalhadas:

O Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK é um conjunto de práticas boas praticas em gestão de projetos ou gerenciamento de projetos publicado pelo Project Management Institute (PMI) e constitui a base do conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI.

Uma boa prática não significa que o conhecimento e as práticas devem ser aplicadas uniformemente a todos os projetos, sem considerar se são ou não apropriados.

O Guia PMBOK também fornece e promove um vocabulário comum para se discutir, escrever e aplicar o gerenciamento de projetos possibilitando o intercâmbio eficiente de informações entre os profissionais de gerência de projetos.

O guia é baseado em processos e subprocessos para descrever de forma organizada o trabalho a ser realizado durante o projeto. Essa abordagem se assemelha à empregada por outras normas como a ISO 9000 e o Software Engineering Institute's, CMMI.

O profissional categorizado como gerente de projetos é responsável pela gestão de um projeto desde a sua concepção inicial que é onde a ideia ou necessidade surgiu ate sua finalização que ocorre após a entrega do produto, serviço ou necessidade devidamente apresentada e desenvolvida conforme o escopo da necessidade.

O Analista de projetos não tem condição de gerenciar um projeto sem contar com uma ferramenta que o possibilite de montar um cronograma. O cronograma é sem duvida para o analista de projetos o que vai definir o sucesso ou fracasso de sua atuação quanto o projeto e essa etapa de onde ele executa o lançamento das atividades que são necessárias para execução do projeto é de fato um ponto a ser sempre considerado como ponto de atenção pelo analista.

No mercado existem algumas ferramentas que são utilizadas para gerenciamento de cronograma como: o Project da Microsoft, ferramentas grátis como GanttProject, GanttProject, Open Workbench, Faces, TaskJuggler, OpenProj  que são ferramentas desktop e  Achievo, DotProject que são ferramentas Web.

Uma dica muito importante sobre o uso de ferramentas para gerenciar projetos é: Nunca se deve duplicar informação em mais de uma ferramenta e antes de iniciar a utilização de qualquer dessas ferramentas que citamos, é preciso saber que recursos ela oferece e qual nível de ferramenta o projeto vai requerer. Essa etapa também faz parte das atividades do gerente de projetos porque se a ferramenta falhar todo seu trabalho de gestão será prejudicado!

Os projetos possuem uma característica comum independente de sua área de aplicação, seja na TI, seja na engenharia ou seja em atividades relacionadas a satisfazeres humanos como planejar as férias em família. As características mais comuns de um projetos são:

·         Temporários, possuem um início e um fim definidos.

·         Planejados, executado e controlado.

·         Entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos.

·         Desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva.

·         Realizados por pessoas.

·         Possui recursos limitados.

Todo projeto fases bem definidas que são:

·         Inicialização

·         Planejamento

·         Execução

·         Monitoramento e controle

·         Encerramento.

O conjunto de fases de um projeto é chamado de “Ciclo de Vida do projeto” e possui as seguintes características:

• Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais produtos (deliverables), como estudos de viabilidade ou protótipos funcionais, etc;

• No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito e o pessoal envolvido na sua execução;

• O fim da fase é marcado por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento;

• Uma fase começa quando termina a outra, porém essa não é uma regra porque pode-se ter projetos onde uma fase precisa ser inicializada enquanto outra ainda esta na fase de revisão ou que ainda nem foi entregue ainda, é que chamamos de overlapping entre as fases, e essa prática é chamada de "fast tracking".

• Os custos são geralmente crescentes à medida que a fase avança;

• Os riscos são geralmente decrescentes à medida que a fase avança;

Um projeto envolve sempre pessoas interessadas no produto final e pessoas que são envolvidas com o objetivo de passar informações importantes para o desenvolvimento do projeto. Essas pessoas são chamadas de Stakeholders. Os corpo de stakeholders incluem o gerente de projeto, o cliente, a organização que fará o projeto, os membros da equipe de projeto, o sponsor/patrocinador (indivíduo/grupo interno ou externo que provê os recursos financeiros para o projeto, vendedores, fornecedores, agências governamentais, comunidades afetadas pelo projeto e a sociedade em geral.

Para gerenciar um projeto, o Gerente de Projetos ou Analista de Projetos deve conhecer seus limites de autoridade que é dado a ele dentro da instituição onde o projeto é promovido. Para definir seu nível de autoridade, o PMBOK define que existem 3 tipos de estruturas organizacionais e cada uma com sua característica no que diz respeito a autoridade que é dada ao gerente de projetos.

As estruturas organizacionais são classificadas como:

• Organização Funcional: É um tipo de organização onde cada funcionário tem um superior bem definido, e as equipes são organizadas por funcionalidade (ex. finanças, produção, etc) ou seguindo estruturas internas da empresa.

Autoridade do Gerente de Projeto: Baixa.

Vantagem: Os funcionários sempre se reportam a um único chefe e esses funcionários geralmente se apresentam com maior estabilidade junto a instituição.

Desvantagem: Subalocação de recursos, pouca força e respeito com o gerente de projetos.

• Organização projetizada : A empresa é organizada em departamentos, sendo que cada um responde a um gerente de projeto. Algumas áreas dão suporte a todos os projetos.

Autoridade do Gerente de Projeto: Alta.

Vantagem: Possibilita a maximização da alocação de recursos e flexibilidade para montagem de equipes.

Desvantagem: Pouco vinculo do funcionário com a empresa, um recurso pode ficar ocioso se não existir outro projeto em andamento.

• Organização matricial: A estrutura matricial é uma combinação das estruturas – funcional e projetizada. Com isso pode assumir características distintas que dependem exclusivamente do grau de relevância que cada extremo é considerado. Pode ser dividida em estrutural matricial fraca, forte e balanceada.

o    Matricial Fraca: Mais parecida com a estrutura Funcional onde o gerente de projetos possui pouca autoridade, sua alocação é parcial, os funcionários estão sempre alocados numa mesma função ou área.

o    Matricial Forte: Se assemelha mais a estrutura organizacional Projetizada onde o gerente de projetos possui muita autoridade, os recursos possuem alocação dinâmica conforme necessidade e toda a gerência do projeto se concentram sob o gerente ou analista de projetos.

o    Matricial Balanceada: Este tipo de organização reúne qualidade das duas estruturas que são a organizações Funcionais e Projetizadas. Neste tipo de organização, o gerente de projetos possui autorizada compartilhada sobre o projeto e a equipe possui dedicação parcial ao projeto.

Para gerenciar cada fase de um projeto, o PMBOK apontou ate hoje 9 áreas de conhecimento que auxiliam o gerente de projetos no desempenho de sua função. As áreas de conhecimento são:

1. Gerenciamento/Gestão de integração do projeto
2. Gerenciamento/Gestão do escopo do projeto
3. Gerenciamento/Gestão de tempo do projeto
4. Gerenciamento/Gestão de custos do projeto
5. Gerenciamento/Gestão da qualidade do projeto
6. Gerenciamento/Gestão de recursos humanos do projeto
7. Gerenciamento/Gestão das comunicações do projeto
8. Gerenciamento/Gestão de riscos do projeto
9. Gerenciamento/Gestão de aquisições do projeto

Para conhecer mais sobre essa profissão e se aprofundar no conhecimento sobre a área de gerencia de projetos, acesse as referencias pesquisadas e leia mais sobre esse assunto que é tão enriquecedor para a área de TI.

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Abraço e ate à próxima!

Referencias usada:

http://www.gerenciamentodeprojeto.com/2009/09/ferramentas-livres-para-gerenciamento.html

http://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto

http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerente_de_projetos

http://pt.wikipedia.org/wiki/PMBOK