Analista de Processos

Ola, pessoal!

No post anterior falamos sobre as atribuições de um analista de negócios e hoje vamos falar sobre o analista de processos. O Analista de Processos faz parte de uma cadeia de analistas muito importantes para as instituições que se preocupam com a estratégia do negócio e em como alcançar o sucesso do negócio por intermédio de processos bem estruturados.

Processos segundo o dicionário Aurélio são: Métodos, sistemas, modo de fazer uma coisa ou conjunto de manipulações para obter um resultado, etc.

O Analista de Processos é o profissional que complementa o trabalho do Analista de Negócios quando o foco é gerar produtos lucrativos, produtos de sucesso e com vida útil longa. As responsabilidade do Analista de Processos estão totalmente voltadas para processos, gerenciamento de como fazer e o que fazer para otimizar uma operação, otimizar o tempo e buscar simplificar procedimentos operacionais de forma que todo o fluxo de negócio seja cada vez mais transparente aos recursos envolvidos.

O Analista de Processos conta com várias ferramentas para medir os esforços empregados numa operação, e a ferramenta mais antiga e que ainda hoje é tão usada são as planilhas de controle das operações. Ainda quando os computadores nem eram tão comuns e baratos, sem falar na praticidade em se ter um em casa levando em consideração fatores como tamanho, peso, custo. Os profissionais responsáveis pelo acompanhamento dos processos executavam seus controles com anotações em agendas, cadernos, etc. e essas informações viravam fontes de dados importantíssimas para o desenvolvimento de rotinas que otimizassem processos complexos e demorados e muitas vezes falhos.

Para auxiliar o Analista de Processos ou Gerente de Processo, o mercado oferece ferramentas focadas em processos que visão detalhar de forma mais profissional o que dentro de um processo ou fluxo operacional precisa ser melhorado.

Para exemplificar vou citar duas ferramentas muito usadas hoje por empresas de pequeno, médio e grande porte com uma breve descrição do objetivo de cada uma e seus recursos.

Excel à Ferramenta presente no pacote Office oferecido pela Microsoft e presente também no pacote de ferramentas do BrOffice que oferece o pacote gratuito com a ferramenta. 

A funcionalidade principal usada nas planilhas em Excel criadas para gerenciamento de processos é o Gráfico. O gráfico é montado a partir de informações lançadas na planilha Excel e a ferramenta já disponibilizada junto o Excel traduz para um plano cartesiano de forma visual, ou seja, mostra através de imagem as informações mais importantes para o processo que se esta avaliando.

Com o uso do gráfico é possível ter uma visão clara de fatores que tornam o processo oneroso, custoso e até disfuncional. Para se analisar um processo usando uma tabela Excel e seus recursos, é preciso que o analista tenha conhecimento do negócio e do processo que se esta analisando porque, a linha de analise dos dados sempre passará pelo conhecimento tácito do analista para eleger as informações mais importantes que se deseja analisar.

BPMS ou BPM à  Essa ferramenta é a mais conhecido no mercado da tecnologia quando se trata do Gerenciamento de Processos. A utilização do BPM,  vem crescendo de forma bastante significativa ao longo dos últimos anos dada a sua utilidade e rapidez com que melhora dos processos nas empresas onde já foi implementado. 

BPMS é a sigla em inglês do tempo - Business Process Management Software, enquanto BPM é Business Process Management. BPMS é uma categoria de softwares que visa atender o ciclo completo da Gestão de Processos, composta por:

Automação

A automação de processos de negócio é uma prática extremamente eficaz. Quando se automatizam processos, rapidamente é possível obter-se um controle mais rígido e adaptado às necessidades da empresa. É realizada pelos BPMS (Business Process Management Suites) e têm baixo custo. Algumas empresas comercializam os suites por processos, e não pelo pacote completo, o que torna ainda mais acessível. Através da automação, um serviço melhor é oferecido ao cliente, dada a rapidez e organização que a empresa passará a apresentar. Além disso, terá seus custos reduzidos.

Modelagem

A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário. Esta é uma etapa importante da automação, pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.

Simulação

Após o desenho e o estabelecimento dos usuários responsáveis pela conclusão de cada tarefa, pode ser feita uma simulação, onde se pode testar se as regras pré-estabelecidas estão de acordo com o objetivo da empresa e se as tarefas estão sendo encaminhadas para as pessoas corretas.

Execução

A execução do processo ocorre após as etapas anteriores já terem sido realizadas. O BPMS utilizado faz com que as tarefas sejam enviadas para os seus devidos responsáveis, controlando o seu tempo de execução por pessoa e pelo processo em geral. Podem ser utilizadas também regras de negócio (Business Rules) pré-estabelecidas.

Controle

O controle ideal de BPM é aquele que está presente durante todas as etapas do processo: antes, durante e depois. Desde o início da modelagem até a análise pós-conclusão da execução, o controle deve ser realizado. Um tipo de controle que existe em alguns BPMS são relatórios de fluxos em andamento, onde é fornecido o status do fluxo, com quem está parado, há quanto tempo está parado, etc. Isso é importante para evitar que os erros sejam encontrados somente quando o processo é concluído. Há também relatórios de fluxos concluídos, onde se pode ter uma noção geral de como se desenvolveu o processo. Alguns softwares apresentam gráficos e relatórios com bastantes detalhes dos processos.

Otimização

A otimização tem crucial importância quando se trata de BPM. É essencial para que sejam feitas melhorias nos processos de modo a alcançar resultados positivos mais rapidamente, melhorando o serviço aos clientes e, possivelmente, com menores custos. Depende, obviamente, das etapas anteriores, principalmente do controle, onde deve haver uma busca pela perfeição.

Para gravar os ciclos de gerenciamento de processos use a sigla AMSECO.

A à Automatizar

M à Monitorar

S à Simular

E à Executar

C à Controlar

O à Otimizar

O Business Process Management (BPM), ou Gerenciamento de Processos de Negócios, tem como objetivo prover o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia, os processos são a execução da estratégia, os objetivos e a cadeia de valor das organizações.

O Gerenciamento de Processos de Negócios utiliza as melhores práticas de gestão, tais como: o mapeamento dos processos, a modelagem, a definição do nível de maturidade, a documentação, o plano de comunicação, a automação, o monitoramento através de indicadores de desempenho e o ciclo de melhoria contínua. O objetivo é sempre a melhoria contínua dos processos para se atingir os resultados esperados.

 Espero que tenham gostado deste post e que possam como sempre dar suas sugestões, opiniões e realizar suas criticas sobre nosso trabalho.

Para saber mais sobre essa profissão, leia mais informações nas referencias que usamos para escrever esse post.

Referências pesquisadas:

 http://pt.wikipedia.org/wiki/BrOffice

http://www.baguete.com.br/artigos/323/vinicius-amaral/03/01/2006/bpm-afinal-o-que-e-e-o-que-nao-e-isso

 http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento_de_processos_de_neg%C3%B3cio

http://www.gnosisbr.com.br/analistas-de-processos-de-negocios-5-competencias-fundamentais